個人情報の取り扱い

第1条（目的）

この規程は、特定非営利活動法人いちはら市民活動協議会（以下「当法人」という。）の保有する個人情報の取り扱いについて、「個人情報の保護に関する法律」（以下、法とする）及び関連法令等を遵守し、適正な管理に関し、必要な事項を定める。

第3条（適用範囲）

この規程は、すべての会員・理事等に適用する。会員・理事等は、退会後においても在任中又は在籍中に取得・アクセスした個人情報については、この規程に従って取り扱うものとする。
２　当法人が設置する専門家会議、コンプラインス委員会その他の委員会の構成員並びに当法人から業務の委託を受けた者は、その職務又は業務を遂行するにあたって、この規程を遵守しなければならない。
３　前項に規定する者を管理・監督する立場にある者は、これらの者によるこの規程の遵守を確保するために必要な措置を講じなければならない。

第5条（個人情報等の取得）

個人情報の取得は、適法かつ公正な方法によって行い、偽りその他不正な手段によって取得してはならない。また、要配慮個人情報については、法令で定める場合を除き、事前に本人の同意を得ないで取得することができない。

第6条（利用目的の通知・公表及び変更）

当法人は、別紙の個人情報保護方針を定め、これを公表する。
２　個人情報を取得した場合は、あらかじめその利用目的を公表している場合を除き、速やかに、その利用目的を本人に通知し、又は公表するものとする。
３ 当法人は、個人情報を取得した際に示した利用目的を変更することができる。ただし、変更前の利用目的と関連性を有すると合理的に認められる範囲内とし、変更された利用目的について、本人に通知し、又は公表するものとする。

第7条（個人データの提供）

法令で定める場合を除き、あらかじめ本人等の同意を得ないで、個人データを第三者に提供してはならない。
２　当法人の事業を遂行するために当該事業に係る業務の一部又は全部を第三者に委託する必要がある場合には、あらかじめ本人等の同意を得た上で、次に掲げる条件を満たす委託先に限り、取得の際に本人等に示した利用目的の範囲内において当該個人データを当該委託先に対して提供できるものとする。
（1）社会通念上相当な事業活動を営む者であること
（2）個人情報の保護に関し、この規程と同等以上の規程を有し、かつその適正な運用及び実施をしている者であること
（3）当法人との間で、適正な内容の個人情報の保護に関する契約を締結し、これを遵守することが見込まれる者であること
３　前項の定めに従って業務を第三者に委託する場合は、事前に個人情報管理責任者の承諾を得なければならない。
４　本条第2項の定めに従い個人データを第三者に提供した場合には、当法人が当該第三者に課した個人情報の適切な管理に関する義務が確実に遵守されるよう適時、当該第三者を確認・指導するものとする。

第8条（人情報の正確性確保）

個人情報は、利用目的の達成に必要な範囲内において、正確かつ最新の内容に保つよう管理運営しなければならない。

第9条（プライバシーポリシーの変更）

個人情報管理責任者は、個人情報の安全管理のため、個人情報の不正アクセス、漏洩、滅失又は毀損の防止に努めるものとする。
２ 個人情報管理責任者は、必要に応じて個人情報の安全管理のため、必要かつ適正な措置を定めるものとし、個人情報を取り扱う会員・理事等に遵守させなければならない。

第10条（会員・理事等の監督）

個人情報管理責任者は、個人情報の安全管理が図られるよう、個人情報を取り扱う会員・理事等に対して必要かつ適切な指導・監督を定期的に行わなければならない。

第11条（個人情報等の消去・廃棄）

管理期限を超過した個人情報、又は当初の目的を達成して不要になった個人情報は速やかに破棄するものとする。管理期限を超過した個人情報について業務上必要がある場合は個人情報管理者に報告し、承認をうける。

第12条（通報及び調査義務等）

会員・理事等は、個人情報が外部に漏洩していることを知った場合又はそのおそれがあると気づいた場合には、直ちに個人情報管理責任者に通報しなければならない。
２ 個人情報管理責任者は、個人情報の外部への漏洩について会員・理事等から通報を受けた場合には、直ちに事実関係を調査しなければならない。

第13条（報告及び対策）

個人情報管理責任者は、前条に基づく事実関係の調査の結果、個人情報が外部に漏洩していることを確認した場合には、直ちに次の各号に掲げる事項を理事長のほか、影響を受ける可能性のある本人等及び個人情報保護委員会等の関係機関に報告しなければならない。
ア　漏洩した個人情報の範囲
イ　漏洩先
ウ　漏洩した日時
エ　その他調査で判明した事実

２ 個人情報管理責任者は、会長及び関係機関とも相談の上、個人情報の漏洩についての具体的対応及び対策を講じるともに、再発防止策を策定しなければならない。

第14条（個人データの訂正等）

本人等から保有個人データについて開示を求められた場合は、原則として合理的な期間内にこれに応じるものとする。また、開示の結果、誤った情報があり、訂正、追加又は削除を求められた場合は、原則として合理的な期間内にこれに応じるとともに、訂正、追加又は削除を行った場合は、当該保有個人データの受領者に対して通知を行うものとする。

第15条（苦情の処理）

当法人の個人情報の取扱いに関する苦情の窓口業務は、事務局が担当する。
２　個人情報管理責任者は、前項の目的を達成するために必要な体制の整備及び支援を行う。
３　個人情報管理責任者は、適宜、苦情の内容について会長に報告するものとする。

第16条（改 廃）

この規程の改廃は、理事会の決議による。

附 則

この規程は、2022年12月1日から施行する。

適切な個人情報の収集、利用及び提供

個人情報の収集に際しては、その利用目的を明らかにします。収集した個人情報は利用目的の範囲のみで使用し、利用目的遂行のための業務委託を除き第三者には提供いたしません。業務委託先に対しても個人情報の取扱いに関する適正な管理及び監督を行います。

個人情報の安全管理措置

当法人は、個人情報保護の重要性について常に意識し、会員・理事に対する教育を実施するほか、個人情報への不正アクセス、個人情報の紛失、破壊、改ざん及び漏えいなどのリスクに対する必要かつ適切な予防措置を講ずることにより個人情報の安全性と正確性の確保を図ります。万一の問題発生時には迅速な是正措置を図ります。

法令及び規範の遵守

個人情報の取扱いに関して、日本の法令及び市原市個人情報保護条例、その他の規範を遵守 いたします。